Een digitale kluis is een opslagruimte waarvan de integriteit van de opgeslagen bestanden wordt gegarandeerd door verzegelingsmechanismen. Arkevia, beheerd door Cegedim, past dit principe toe op de bewaring van professionele en persoonlijke documenten, waaronder gedigitaliseerde loonstroken. De dienst is gebaseerd op soevereine hosting in Frankrijk en certificeringen die de bescherming van gegevens strikt reguleren.
Versleuteling en soevereine hosting van Arkevia: wat de certificeringen concreet impliceren
De meeste presentaties van Arkevia vermelden de veiligheid zonder de technische lagen die deze samenstellen in detail te beschrijven. Drie elementen verdienen het om onderscheiden te worden.
Aanvullende lectuur : Hoe uw linkbuildingstrategie te optimaliseren om uw online zichtbaarheid te vergroten
De AES-256 versleuteling in rust beschermt elk bestand dat op de servers is opgeslagen. Deze standaard, die in de banksector wordt gebruikt, maakt gegevens onleesbaar zonder de bijbehorende decryptiesleutel. Tijdens de overdracht beveiligt het TLS 1.3-protocol de uitwisselingen tussen de browser of de mobiele applicatie en de servers.
De infrastructuur is gehost in Frankrijk en gecertificeerd volgens ISO 27001. Deze internationale norm vereist een informatiebeveiligingsmanagementsysteem dat regelmatig wordt geaudit. Sinds 2025 heeft de host ook de HDS-certificering (Hébergement de Données de Santé) verkregen, een niveau van vereisten dat is ontworpen voor medische gegevens, die onder het Franse recht als zeer gevoelig worden beschouwd.
Lees ook : Effectieve alternatieven om het touwtjespringen in uw trainingen te vervangen?
Kiezen voor de Arkevia-app als kluis betekent dus profiteren van een technische basis die de standaardvereisten voor gangbare documentbeheer overstijgt.
Tweefactorauthenticatie op Arkevia: een barrière tegen accountdiefstal
Sinds januari 2025 verloopt de toegang tot het Arkevia-account verplicht via een tweefactorauthenticatie. Alleen een wachtwoord is niet meer voldoende. Een tijdelijke code, gegenereerd door een externe applicatie (Google Authenticator, Authy of Microsoft Authenticator), is vereist bij elke inlog.
Dit mechanisme vermindert het risico van wachtwoordlekken aanzienlijk. Zelfs als een identificatie tijdens een datalek op een andere dienst is gecompromitteerd, blijft de toegang tot de kluis geblokkeerd zonder de tweede factor.
Waarom 2FA het verschil maakt voor gevoelige documenten
Loonstroken, arbeidsovereenkomsten en attesten bevatten persoonlijke informatie die kan worden misbruikt bij identiteitsdiefstal: burgerservicenummer, adres, salaris. Een eenvoudige combinatie van gebruikersnaam/wachtwoord biedt niet voldoende bescherming voor dit soort bestanden.
De verplichting tot 2FA plaatst Arkevia boven verschillende concurrerende digitale kluizen die deze optie aanbieden zonder deze op te leggen. De verplichte 2FA sluit de deur voor de meeste aanvallen via credential stuffing, een techniek waarbij gestolen identificaties op andere platforms massaal worden getest.
Norm NF Z42-020 en langdurige bewaring van bestanden
De naleving van de norm NF Z42-020 onderscheidt een digitale kluis van een eenvoudige cloudopslagruimte. Deze Franse norm definieert de functionele en technische vereisten om de integriteit van een elektronisch document gedurende de gehele bewaartermijn te waarborgen.
Concreet wordt een bestand dat in Arkevia is geplaatst digitaal verzegeld. Elke wijziging, hoe klein ook, van de inhoud verbreekt het zegel en wordt detecteerbaar. Dit mechanisme voldoet aan een specifieke wettelijke verplichting: gedigitaliseerde loonstroken moeten vijftig jaar worden bewaard of tot zes jaar na het pensioen van de werknemer.
Wat digitale verzegeling de werknemer garandeert
De werknemer behoudt gratis toegang tot zijn documenten, zelfs nadat hij het bedrijf heeft verlaten. Dit punt wordt vaak onderschat. In tegenstelling tot een gedeelde map op een bedrijfsserver, waarvan de toegang verdwijnt met het arbeidscontract, behoudt de digitale kluis de beschikbaarheid van de bestanden, ongeacht de werkgever-werknemerrelatie.
- Het verzegelde document behoudt zijn bewijswaarde voor de rechtbank, omdat de integriteit technisch verifieerbaar is.
- De omkeerbaarheid van de gegevens is gegarandeerd: de werknemer kan op elk moment al zijn bestanden in een standaardformaat terugkrijgen.
- De toegang is niet afhankelijk van de duurzaamheid van het bedrijf dat de dienst oorspronkelijk heeft opgezet.
Automatisering van documentbeheer in bedrijven met Arkevia
Het indienen van loonstroken in de kluis kan automatisch plaatsvinden. De stroom tussen de salarissoftware van het bedrijf en Arkevia elimineert de handmatige stappen van verzending, sorteren en archiveren.
Voor HR-diensten vertegenwoordigt deze automatisering een meetbare operationele winst. Geen inpakken meer, geen porto meer, geen beheer van retourzendingen. Elk document wordt tijdgestempeld, geclassificeerd en is toegankelijk voor de werknemer vanaf het moment van generatie.
Welke bestanden te deponeren naast de loonstroken
De kluis beperkt zich niet tot loonstroken. Bedrijven deponeren er ook:
- Arbeidsovereenkomsten en aanvullingen, die langdurige bewaring met bewijs van integriteit vereisen.
- Werkgeversattesten en werkcertificaten, nuttig bij administratieve procedures na het werk.
- Opleidings- en beroepscertificeringsdocumenten, waarvan de traceerbaarheid kan worden geëist tijdens audits.
Deze veelzijdigheid transformeert Arkevia in een gecentraliseerd digitaal archief voor het volledige dossier van de werknemer, met een homogeen beveiligingsniveau voor alle bestandstypen.
De keuze voor een digitale kluis is gebaseerd op drie verifieerbare pijlers: het niveau van versleuteling, de normatieve naleving en de voorwaarden voor langdurige toegang. Arkevia verenigt deze drie criteria met een gecertificeerde HDS-hosting, de norm NF Z42-020 en een tweefactorauthenticatie die sinds 2025 verplicht is gesteld. Voor zowel bedrijven als werknemers wordt de waarde van de dienst vooral gemeten op de dag dat een gearchiveerd document als bewijs moet dienen, soms tientallen jaren na de indiening.