Una caja fuerte digital es un espacio de almacenamiento cuya integridad de los archivos depositados está garantizada por mecanismos de sellado. Arkevia, operado por Cegedim, aplica este principio a la conservación de documentos profesionales y personales, incluidos los recibos de nómina desmaterializados. El servicio se basa en un alojamiento soberano en Francia y certificaciones que regulan estrictamente la protección de datos.
Cifrado y alojamiento soberano de Arkevia: lo que las certificaciones implican concretamente
La mayoría de las presentaciones de Arkevia mencionan la seguridad sin detallar las capas técnicas que la componen. Tres elementos merecen ser distinguidos.
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El cifrado AES-256 en reposo protege cada archivo almacenado en los servidores. Este estándar, utilizado en el sector bancario, hace que los datos sean ilegibles sin la clave de descifrado correspondiente. En tránsito, el protocolo TLS 1.3 asegura los intercambios entre el navegador o la aplicación móvil y los servidores.
La infraestructura está alojada en Francia y certificada ISO 27001. Esta norma internacional impone un sistema de gestión de la seguridad de la información auditado regularmente. Desde 2025, el proveedor de alojamiento también ha obtenido la certificación HDS (Alojamiento de Datos de Salud), un nivel de exigencia diseñado para datos médicos, entre los más sensibles según la legislación francesa.
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Elegir la aplicación Arkevia como caja fuerte equivale a beneficiarse de una base técnica que supera las exigencias estándar de la gestión documental habitual.
Autenticación de dos factores en Arkevia: una barrera contra la suplantación de cuentas
Desde enero de 2025, el acceso a la cuenta de Arkevia pasa obligatoriamente por una autenticación de dos factores. La contraseña sola ya no es suficiente. Se requiere un código temporal, generado por una aplicación de terceros (Google Authenticator, Authy o Microsoft Authenticator), en cada conexión.
Este mecanismo reduce considerablemente el riesgo asociado a las filtraciones de contraseñas. Incluso si una identificación se ve comprometida durante una violación de datos en otro servicio, el acceso a la caja fuerte permanece bloqueado sin el segundo factor.
Por qué la 2FA cambia las reglas del juego para documentos sensibles
Los recibos de nómina, contratos de trabajo y certificados contienen información personal que puede ser explotada en caso de suplantación de identidad: número de seguridad social, dirección, remuneración. Una simple combinación de identificación/contraseña no protege suficientemente este tipo de archivos.
La obligación de 2FA posiciona a Arkevia por encima de varias cajas fuertes digitales competidoras que ofrecen esta opción sin imponerla. La 2FA obligatoria cierra la puerta a la mayoría de los ataques por credential stuffing, una técnica donde las identificaciones robadas en otras plataformas son probadas en masa.
Norma NF Z42-020 y conservación a largo plazo de archivos
La conformidad con la norma NF Z42-020 distingue una caja fuerte digital de un simple espacio de almacenamiento en la nube. Esta norma francesa define los requisitos funcionales y técnicos para garantizar la integridad de un documento electrónico durante todo su período de conservación.
Concretamente, un archivo depositado en Arkevia está sellado digitalmente. Cualquier modificación, incluso mínima, del contenido rompe el sello y se vuelve detectable. Este mecanismo responde a una obligación legal precisa: los recibos de nómina desmaterializados deben ser conservados durante cincuenta años o hasta seis años después de la jubilación del empleado.
Lo que el sellado digital garantiza al empleado
El empleado conserva un acceso gratuito a sus documentos incluso después de haber dejado la empresa. Este punto a menudo se subestima. A diferencia de un archivo compartido en un servidor de empresa, cuyo acceso desaparece con el contrato de trabajo, la caja fuerte digital mantiene la disponibilidad de los archivos independientemente del vínculo empleador-empleado.
- El documento sellado conserva su valor probatorio ante los tribunales, ya que su integridad es verificable técnicamente.
- La reversibilidad de los datos está garantizada: el empleado puede recuperar todos sus archivos en un formato estándar en cualquier momento.
- El acceso no depende de la continuidad de la empresa que inicialmente implementó el servicio.
Automatización de la gestión documental en empresas con Arkevia
El depósito de los recibos de nómina en la caja fuerte puede realizarse de manera automatizada. El flujo entre el software de nómina de la empresa y Arkevia elimina los pasos manuales de envío, clasificación y archivo.
Para los servicios de recursos humanos, esta automatización representa una ganancia operativa medible. No más preparación de sobres, no más franqueo, no más gestión de devoluciones postales. Cada documento es sellado con fecha, clasificado y accesible por el empleado desde su generación.
Qué archivos depositar más allá de los recibos de nómina
La caja fuerte no se limita a los recibos de salario. Las empresas también depositan:
- Los contratos de trabajo y anexos, que requieren una conservación a largo plazo con prueba de integridad.
- Las certificaciones de empleo y certificados de trabajo, útiles durante los trámites administrativos post-empleo.
- Los documentos de formación y certificación profesional, cuya trazabilidad puede ser exigida durante auditorías.
Esta versatilidad transforma a Arkevia en un archivo digital centralizado para todo el expediente del empleado, con un nivel de seguridad homogéneo en todos los tipos de archivos.
La elección de una caja fuerte digital se basa en tres pilares verificables: el nivel de cifrado, la conformidad normativa y las condiciones de acceso a largo plazo. Arkevia reúne estos tres criterios con un alojamiento certificado HDS, la norma NF Z42-020 y una autenticación de dos factores obligatoria desde 2025. Para las empresas y los empleados, el valor del servicio se mide especialmente el día en que un documento archivado debe servir como prueba, a veces décadas después de su depósito.