Ein digitaler Tresor ist ein Speicherbereich, dessen Integrität der abgelegten Dateien durch Versiegelungsmechanismen gewährleistet ist. Arkevia, betrieben von Cegedim, wendet dieses Prinzip auf die Aufbewahrung von beruflichen und persönlichen Dokumenten an, insbesondere von digitalisierten Gehaltsabrechnungen. Der Service basiert auf einer souveränen Hosting-Lösung in Frankreich und Zertifizierungen, die den Datenschutz streng regeln.
Verschlüsselung und souveränes Hosting von Arkevia: Was die Zertifizierungen konkret bedeuten
Die meisten Präsentationen von Arkevia erwähnen die Sicherheit, ohne die technischen Schichten, die sie bilden, im Detail zu erläutern. Drei Elemente verdienen es, hervorgehoben zu werden.
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Die AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand schützt jede auf den Servern gespeicherte Datei. Dieser Standard, der im Bankensektor verwendet wird, macht die Daten ohne den entsprechenden Entschlüsselungsschlüssel unlesbar. Im Transit sichert das Protokoll TLS 1.3 die Kommunikation zwischen dem Browser oder der mobilen Anwendung und den Servern.
Die Infrastruktur ist in Frankreich gehostet und nach ISO 27001 zertifiziert. Diese internationale Norm verlangt ein regelmäßig auditiertes Informationssicherheitsmanagementsystem. Seit 2025 hat der Hosting-Anbieter auch die HDS-Zertifizierung (Hosting von Gesundheitsdaten) erhalten, ein Anforderungsniveau, das für medizinische Daten, die nach französischem Recht zu den sensibelsten gehören, konzipiert wurde.
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Die Wahl der Arkevia-Anwendung als Tresor bedeutet somit, von einer technischen Basis zu profitieren, die über die Standardanforderungen der gängigen Dokumentenverwaltung hinausgeht.
Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Arkevia: eine Barriere gegen Kontoübernahme
Seit Januar 2025 erfolgt der Zugang zum Arkevia-Konto zwingend über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ein Passwort allein reicht nicht mehr aus. Ein temporärer Code, der von einer Drittanbieteranwendung (Google Authenticator, Authy oder Microsoft Authenticator) generiert wird, ist bei jeder Anmeldung erforderlich.
Dieser Mechanismus reduziert das Risiko von Passwortlecks erheblich. Selbst wenn eine Identifikation bei einem Datenleck eines anderen Dienstes kompromittiert wird, bleibt der Zugang zum Tresor ohne den zweiten Faktor gesperrt.
Warum die 2FA die Situation für sensible Dokumente verändert
Die Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Bescheinigungen enthalten persönliche Informationen, die im Falle einer Identitätsdiebstahl ausgenutzt werden können: Sozialversicherungsnummer, Adresse, Vergütung. Eine einfache Kombination aus Benutzername und Passwort schützt diese Art von Dateien nicht ausreichend.
Die Verpflichtung zur 2FA positioniert Arkevia über mehreren konkurrierenden digitalen Tresoren, die diese Option anbieten, ohne sie verpflichtend zu machen. Die verpflichtende 2FA schließt die Mehrheit der Credential-Stuffing-Angriffe aus, eine Technik, bei der gestohlene Identifikationen auf anderen Plattformen massenhaft getestet werden.
Norm NF Z42-020 und langfristige Aufbewahrung von Dateien
Die Einhaltung der Norm NF Z42-020 unterscheidet einen digitalen Tresor von einem einfachen Cloud-Speicher. Diese französische Norm definiert die funktionalen und technischen Anforderungen, um die Integrität eines elektronischen Dokuments während seiner gesamten Aufbewahrungsdauer zu gewährleisten.
Konkret wird eine in Arkevia abgelegte Datei digital versiegelt. Jede noch so kleine Änderung des Inhalts bricht das Siegel und wird erkennbar. Dieser Mechanismus erfüllt eine spezifische gesetzliche Verpflichtung: digitalisierte Gehaltsabrechnungen müssen fünfzig Jahre lang aufbewahrt werden oder bis zu sechs Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters in den Ruhestand.
Was die digitale Versiegelung dem Mitarbeiter garantiert
Der Mitarbeiter behält auch nach Verlassen des Unternehmens kostenlosen Zugang zu seinen Dokumenten. Dieser Punkt wird oft unterschätzt. Im Gegensatz zu einem auf einem Unternehmensserver geteilten Ordner, dessen Zugang mit dem Arbeitsvertrag erlischt, bleibt der digitale Tresor unabhängig von der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung verfügbar.
- Das versiegelte Dokument behält seinen Beweiswert vor Gericht, da seine Integrität technisch überprüfbar ist.
- Die Reversibilität der Daten ist gewährleistet: Der Mitarbeiter kann jederzeit alle seine Dateien in einem Standardformat abrufen.
- Der Zugang hängt nicht von der Beständigkeit des Unternehmens ab, das den Service ursprünglich eingerichtet hat.
Automatisierung der Dokumentenverwaltung im Unternehmen mit Arkevia
Die Ablage der Gehaltsabrechnungen im Tresor kann automatisiert erfolgen. Der Fluss zwischen der Lohnsoftware des Unternehmens und Arkevia eliminiert manuelle Schritte beim Versenden, Sortieren und Archivieren.
Für die Personalabteilungen stellt diese Automatisierung einen messbaren operativen Gewinn dar. Kein Kuvertieren mehr, keine Frankierung mehr, kein Management von Rücksendungen. Jedes Dokument wird zeitgestempelt, klassifiziert und ist für den Mitarbeiter sofort nach seiner Erstellung zugänglich.
Welche Dateien über die Gehaltsabrechnungen hinaus ablegen
Der Tresor beschränkt sich nicht auf die Gehaltsabrechnungen. Unternehmen legen dort auch ab:
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen, die eine langfristige Aufbewahrung mit Nachweis der Integrität erfordern.
- Arbeitgeberbescheinigungen und Arbeitszeugnisse, die bei administrativen Verfahren nach der Beschäftigung nützlich sind.
- Dokumente zur Ausbildung und beruflichen Zertifizierung, deren Nachverfolgbarkeit bei Audits erforderlich sein kann.
Diese Vielseitigkeit verwandelt Arkevia in ein zentrales digitales Archiv für die gesamte Personalakte, mit einem einheitlichen Sicherheitsniveau für alle Dateitypen.
Die Wahl eines digitalen Tresors basiert auf drei überprüfbaren Säulen: dem Verschlüsselungsniveau, der normativen Konformität und den langfristigen Zugangsbedingungen. Arkevia vereint diese drei Kriterien mit einem zertifizierten HDS-Hosting, der Norm NF Z42-020 und einer seit 2025 verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für Unternehmen wie für Mitarbeiter bemisst sich der Wert des Services vor allem an dem Tag, an dem ein archiviertes Dokument als Beweis dienen muss, manchmal Jahrzehnte nach seiner Ablage.