Un cofre digitale è uno spazio di archiviazione la cui integrità dei file depositati è garantita da meccanismi di sigillatura. Arkevia, operato da Cegedim, applica questo principio alla conservazione di documenti professionali e personali, in particolare le buste paga digitalizzate. Il servizio si basa su un hosting sovrano in Francia e certificazioni che regolano rigorosamente la protezione dei dati.
Crittografia e hosting sovrano di Arkevia: cosa implicano concretamente le certificazioni
La maggior parte delle presentazioni di Arkevia menziona la sicurezza senza dettagliare i livelli tecnici che la compongono. Tre elementi meritano di essere distinti.
Vedi anche : Come utilizzare la piattaforma E-Nomad per principianti durante i vostri primi viaggi
La crittografia AES-256 a riposo protegge ogni file archiviato sui server. Questo standard, utilizzato nel settore bancario, rende i dati illeggibili senza la chiave di decrittazione corrispondente. In transito, il protocollo TLS 1.3 protegge gli scambi tra il browser o l’app mobile e i server.
L’infrastruttura è ospitata in Francia e certificata ISO 27001. Questa norma internazionale impone un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni sottoposto a regolari audit. Dal 2025, l’hosting ha anche ottenuto la certificazione HDS (Hosting di Dati Sanitari), un livello di esigibilità progettato per i dati medici, tra i più sensibili secondo la legge francese.
Consigliato : Scopri come scegliere la lingerie ideale per esaltare la tua silhouette ogni giorno
Scegliere l’applicazione Arkevia come cofre significa quindi beneficiare di una base tecnica che supera le esigenze standard della gestione documentale corrente.
Autenticazione a due fattori su Arkevia: una barriera contro l’usurpazione dell’account
Dal gennaio 2025, l’accesso all’account Arkevia deve necessariamente passare attraverso un autenticazione a due fattori. La sola password non è più sufficiente. Un codice temporaneo, generato da un’app di terze parti (Google Authenticator, Authy o Microsoft Authenticator), è richiesto ad ogni accesso.
Questo meccanismo riduce notevolmente il rischio legato alle fughe di password. Anche se un identificativo viene compromesso durante una violazione dei dati su un altro servizio, l’accesso al cofre rimane bloccato senza il secondo fattore.
Perché la 2FA cambia le regole del gioco per i documenti sensibili
Le buste paga, i contratti di lavoro e le attestazioni contengono informazioni personali utilizzabili in caso di furto d’identità: numero di previdenza sociale, indirizzo, retribuzione. Una semplice combinazione identificativo/password non protegge adeguatamente questo tipo di file.
L’obbligo della 2FA posiziona Arkevia al di sopra di diversi cofre digitali concorrenti che offrono questa opzione senza imporla. La 2FA obbligatoria chiude la porta alla maggior parte degli attacchi da credential stuffing, una tecnica in cui identificativi rubati su altre piattaforme vengono testati in massa.
Norma NF Z42-020 e conservazione a lungo termine dei file
La conformità alla norma NF Z42-020 distingue un cofre digitale da un semplice spazio di archiviazione cloud. Questa norma francese definisce i requisiti funzionali e tecnici per garantire l’integrità di un documento elettronico per tutta la sua durata di conservazione.
Concretamente, un file depositato in Arkevia è sigillato digitalmente. Qualsiasi modifica, anche minima, del contenuto rompe il sigillo e diventa rilevabile. Questo meccanismo risponde a un obbligo legale preciso: le buste paga digitalizzate devono essere conservate per cinquanta anni o fino ai sei anni successivi al pensionamento del dipendente.
Cosa garantisce il sigillo digitale al dipendente
Il dipendente mantiene un accesso gratuito ai propri documenti anche dopo aver lasciato l’azienda. Questo punto è spesso sottovalutato. A differenza di un dossier condiviso su un server aziendale, il cui accesso scompare con il contratto di lavoro, il cofre digitale mantiene la disponibilità dei file indipendentemente dal legame datore di lavoro-dipendente.
- Il documento sigillato conserva il suo valore probatorio davanti ai tribunali, poiché la sua integrità è verificabile tecnicamente.
- La reversibilità dei dati è garantita: il dipendente può recuperare tutti i suoi file in un formato standard in qualsiasi momento.
- L’accesso non dipende dalla sostenibilità dell’azienda che ha inizialmente implementato il servizio.
Automazione della gestione documentale in azienda con Arkevia
Il deposito delle buste paga nel cofre può avvenire in modo automatizzato. Il flusso tra il software di pagamento dell’azienda e Arkevia elimina le fasi manuali di invio, smistamento e archiviazione.
Per i servizi HR, questa automazione rappresenta un guadagno operativo misurabile. Niente più imbustamento, niente più affrancatura, niente più gestione dei ritorni postali. Ogni documento è datato, archiviato e accessibile dal dipendente non appena viene generato.
Quali file depositare oltre alle buste paga
Il cofre non si limita alle buste paga. Le aziende vi depositano anche:
- I contratti di lavoro e le modifiche, che richiedono una conservazione a lungo termine con prova di integrità.
- Le attestazioni del datore di lavoro e i certificati di lavoro, utili durante le procedure amministrative post-impiego.
- I documenti di formazione e di certificazione professionale, la cui tracciabilità può essere richiesta durante gli audit.
Questa versatilità trasforma Arkevia in un archivio digitale centralizzato per l’intero dossier del dipendente, con un livello di sicurezza omogeneo su tutti i tipi di file.
La scelta di un cofre digitale si basa su tre pilastri verificabili: il livello di crittografia, la conformità normativa e le condizioni di accesso a lungo termine. Arkevia riunisce questi tre criteri con un hosting certificato HDS, la norma NF Z42-020 e un autenticazione a due fattori resa obbligatoria dal 2025. Per le aziende come per i dipendenti, il valore del servizio si misura soprattutto nel giorno in cui un documento archiviato deve servire come prova, a volte decenni dopo il suo deposito.