Un coffre-fort numérique est un espace de stockage dont l’intégrité des fichiers déposés est garantie par des mécanismes de scellement. Arkevia, opéré par Cegedim, applique ce principe à la conservation de documents professionnels et personnels, notamment les bulletins de paie dématérialisés. Le service repose sur un hébergement souverain en France et des certifications qui encadrent strictement la protection des données.
Chiffrement et hébergement souverain d’Arkevia : ce que les certifications impliquent concrètement
La plupart des présentations d’Arkevia mentionnent la sécurité sans détailler les couches techniques qui la composent. Trois éléments méritent d’être distingués.
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Le chiffrement AES-256 au repos protège chaque fichier stocké sur les serveurs. Ce standard, utilisé dans le secteur bancaire, rend les données illisibles sans la clé de déchiffrement correspondante. En transit, le protocole TLS 1.3 sécurise les échanges entre le navigateur ou l’application mobile et les serveurs.
L’infrastructure est hébergée en France et certifiée ISO 27001. Cette norme internationale impose un système de management de la sécurité de l’information audité régulièrement. Depuis 2025, l’hébergeur a également obtenu la certification HDS (Hébergement de Données de Santé), un niveau d’exigence conçu pour les données médicales, parmi les plus sensibles au regard du droit français.
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Choisir l’application Arkevia comme coffre-fort revient donc à bénéficier d’un socle technique qui dépasse les exigences standard de la gestion documentaire courante.
Authentification à deux facteurs sur Arkevia : une barrière contre l’usurpation de compte
Depuis janvier 2025, l’accès au compte Arkevia passe obligatoirement par une authentification à deux facteurs. Le mot de passe seul ne suffit plus. Un code temporaire, généré par une application tierce (Google Authenticator, Authy ou Microsoft Authenticator), est exigé à chaque connexion.
Ce mécanisme réduit considérablement le risque lié aux fuites de mots de passe. Même si un identifiant est compromis lors d’une violation de données sur un autre service, l’accès au coffre-fort reste bloqué sans le second facteur.
Pourquoi la 2FA change la donne pour les documents sensibles
Les bulletins de paie, contrats de travail et attestations contiennent des informations personnelles exploitables en cas d’usurpation d’identité : numéro de sécurité sociale, adresse, rémunération. Une simple combinaison identifiant/mot de passe ne protège pas suffisamment ce type de fichiers.
L’obligation de 2FA positionne Arkevia au-dessus de plusieurs coffres-forts numériques concurrents qui proposent cette option sans l’imposer. La 2FA obligatoire ferme la porte à la majorité des attaques par credential stuffing, une technique où des identifiants volés sur d’autres plateformes sont testés en masse.
Norme NF Z42-020 et conservation longue durée des fichiers
La conformité à la norme NF Z42-020 distingue un coffre-fort numérique d’un simple espace de stockage cloud. Cette norme française définit les exigences fonctionnelles et techniques pour garantir l’intégrité d’un document électronique sur toute sa durée de conservation.
Concrètement, un fichier déposé dans Arkevia est scellé numériquement. Toute modification, même minime, du contenu rompt le sceau et devient détectable. Ce mécanisme répond à une obligation légale précise : les bulletins de paie dématérialisés doivent être conservés pendant cinquante ans ou jusqu’aux six ans suivant le départ à la retraite du salarié.
Ce que le scellement numérique garantit au salarié
Le salarié conserve un accès gratuit à ses documents même après avoir quitté l’entreprise. Ce point est souvent sous-estimé. Contrairement à un dossier partagé sur un serveur d’entreprise, dont l’accès disparaît avec le contrat de travail, le coffre-fort numérique maintient la disponibilité des fichiers indépendamment du lien employeur-employé.
- Le document scellé conserve sa valeur probante devant les tribunaux, car son intégrité est vérifiable techniquement.
- La réversibilité des données est garantie : le salarié peut récupérer l’ensemble de ses fichiers dans un format standard à tout moment.
- L’accès ne dépend pas de la pérennité de l’entreprise qui a initialement mis en place le service.
Automatisation de la gestion documentaire en entreprise avec Arkevia
Le dépôt des bulletins de paie dans le coffre-fort peut s’effectuer de manière automatisée. Le flux entre le logiciel de paie de l’entreprise et Arkevia supprime les étapes manuelles d’envoi, de tri et de classement.
Pour les services RH, cette automatisation représente un gain opérationnel mesurable. Plus de mise sous pli, plus d’affranchissement, plus de gestion des retours postaux. Chaque document est horodaté, classé et accessible par le salarié dès sa génération.
Quels fichiers déposer au-delà des bulletins de paie
Le coffre-fort ne se limite pas aux fiches de rémunération. Les entreprises y déposent aussi :
- Les contrats de travail et avenants, qui nécessitent une conservation longue durée avec preuve d’intégrité.
- Les attestations employeur et certificats de travail, utiles lors des démarches administratives post-emploi.
- Les documents de formation et de certification professionnelle, dont la traçabilité peut être exigée lors d’audits.
Cette polyvalence transforme Arkevia en archive numérique centralisée pour l’ensemble du dossier salarié, avec un niveau de sécurité homogène sur tous les types de fichiers.
Le choix d’un coffre-fort numérique repose sur trois piliers vérifiables : le niveau de chiffrement, la conformité normative et les conditions d’accès à long terme. Arkevia réunit ces trois critères avec un hébergement certifié HDS, la norme NF Z42-020 et une authentification à deux facteurs rendue obligatoire depuis 2025. Pour les entreprises comme pour les salariés, la valeur du service se mesure surtout le jour où un document archivé doit servir de preuve, parfois des décennies après son dépôt.