Um cofre digital é um espaço de armazenamento cuja integridade dos arquivos depositados é garantida por mecanismos de selagem. Arkevia, operado pela Cegedim, aplica esse princípio à conservação de documentos profissionais e pessoais, incluindo os contracheques digitalizados. O serviço baseia-se em uma hospedagem soberana na França e em certificações que regulam estritamente a proteção de dados.
Criptografia e hospedagem soberana da Arkevia: o que as certificações implicam concretamente
A maioria das apresentações da Arkevia menciona a segurança sem detalhar as camadas técnicas que a compõem. Três elementos merecem ser destacados.
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A criptografia AES-256 em repouso protege cada arquivo armazenado nos servidores. Este padrão, utilizado no setor bancário, torna os dados ilegíveis sem a chave de descriptografia correspondente. Em trânsito, o protocolo TLS 1.3 garante a segurança das trocas entre o navegador ou o aplicativo móvel e os servidores.
A infraestrutura é hospedada na França e certificada ISO 27001. Esta norma internacional impõe um sistema de gestão da segurança da informação auditado regularmente. Desde 2025, o provedor de hospedagem também obteve a certificação HDS (Hospedagem de Dados de Saúde), um nível de exigência projetado para dados médicos, entre os mais sensíveis à luz da legislação francesa.
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Escolher o aplicativo Arkevia como cofre significa, portanto, beneficiar-se de uma base técnica que supera as exigências padrão da gestão documental comum.
Autenticação em duas etapas na Arkevia: uma barreira contra a usurpação de conta
Desde janeiro de 2025, o acesso à conta Arkevia passa obrigatoriamente por uma autenticação em duas etapas. Apenas a senha não é mais suficiente. Um código temporário, gerado por um aplicativo de terceiros (Google Authenticator, Authy ou Microsoft Authenticator), é exigido a cada conexão.
Esse mecanismo reduz consideravelmente o risco associado ao vazamento de senhas. Mesmo que uma identificação seja comprometida durante uma violação de dados em outro serviço, o acesso ao cofre permanece bloqueado sem o segundo fator.
Por que a 2FA muda o jogo para documentos sensíveis
Os contracheques, contratos de trabalho e atestados contêm informações pessoais que podem ser exploradas em caso de usurpação de identidade: número de segurança social, endereço, remuneração. Uma simples combinação de identificação/senha não protege suficientemente esse tipo de arquivo.
A obrigatoriedade da 2FA posiciona a Arkevia acima de vários cofres digitais concorrentes que oferecem essa opção sem a imposição. A 2FA obrigatória fecha a porta para a maioria dos ataques por credential stuffing, uma técnica em que identificações roubadas de outras plataformas são testadas em massa.
Norma NF Z42-020 e conservação de longo prazo dos arquivos
A conformidade com a norma NF Z42-020 distingue um cofre digital de um simples espaço de armazenamento em nuvem. Esta norma francesa define os requisitos funcionais e técnicos para garantir a integridade de um documento eletrônico durante todo o seu período de conservação.
Concretamente, um arquivo depositado na Arkevia é selado digitalmente. Qualquer modificação, mesmo mínima, do conteúdo rompe o selo e se torna detectável. Esse mecanismo atende a uma obrigação legal específica: os contracheques digitalizados devem ser mantidos por cinquenta anos ou até seis anos após a aposentadoria do empregado.
O que a selagem digital garante ao empregado
O empregado mantém acesso gratuito aos seus documentos mesmo após deixar a empresa. Este ponto é frequentemente subestimado. Ao contrário de um arquivo compartilhado em um servidor corporativo, cujo acesso desaparece com o contrato de trabalho, o cofre digital mantém a disponibilidade dos arquivos independentemente do vínculo empregador-empregado.
- O documento selado mantém seu valor probatório perante os tribunais, pois sua integridade é tecnicamente verificável.
- A reversibilidade dos dados é garantida: o empregado pode recuperar todos os seus arquivos em um formato padrão a qualquer momento.
- O acesso não depende da continuidade da empresa que inicialmente implementou o serviço.
Automatização da gestão documental na empresa com a Arkevia
O depósito dos contracheques no cofre pode ser realizado de forma automatizada. O fluxo entre o software de folha de pagamento da empresa e a Arkevia elimina as etapas manuais de envio, triagem e classificação.
Para os serviços de RH, essa automatização representa um ganho operacional mensurável. Sem mais envios, sem mais postagem, sem mais gestão de devoluções postais. Cada documento é datado, classificado e acessível pelo empregado assim que gerado.
Quais arquivos depositar além dos contracheques
O cofre não se limita às folhas de pagamento. As empresas também depositam:
- Os contratos de trabalho e aditivos, que necessitam de uma conservação de longo prazo com prova de integridade.
- Os atestados de empregador e certificados de trabalho, úteis durante os trâmites administrativos pós-emprego.
- Os documentos de formação e certificação profissional, cuja rastreabilidade pode ser exigida durante auditorias.
Essa versatilidade transforma a Arkevia em um arquivo digital centralizado para todo o dossiê do empregado, com um nível de segurança homogêneo em todos os tipos de arquivos.
A escolha de um cofre digital baseia-se em três pilares verificáveis: o nível de criptografia, a conformidade normativa e as condições de acesso a longo prazo. A Arkevia reúne esses três critérios com uma hospedagem certificada HDS, a norma NF Z42-020 e uma autenticação em duas etapas tornada obrigatória desde 2025. Para as empresas e para os empregados, o valor do serviço é medido principalmente no dia em que um documento arquivado deve servir como prova, às vezes décadas após seu depósito.