Een agent van het CHU Clermont-Ferrand die zijn nachtdienst beëindigt en zijn planning wil raadplegen vanaf de parkeerplaats voordat hij naar binnen gaat, komt vaak voor een inlogscherm te staan dat zijn wachtwoord weigert. Het probleem komt bijna nooit van de identificatie zelf, maar van verwarring tussen de verschillende portalen van het CHU of een browser die de verkeerde cookies heeft opgeslagen. We bekijken de concrete stappen om toegang te krijgen tot Chronos zonder tijd te verliezen.
Extranet, webmail, intranet: drie portalen, drie verschillende URL’s
De eerste blokkade, en verreweg de meest voorkomende, betreft de verwarring tussen de digitale toegang van het CHU. Het extranetportaal, de professionele e-mail en het interne intranet gebruiken elk een andere URL en een andere inlogpagina. Proberen in te loggen op Chronos via de link van de webmail, bijvoorbeeld, leidt naar een pagina die de sessie niet herkent.
Chronos is toegankelijk via het extranetportaal van het CHU Clermont-Ferrand, niet via het intranet (gereserveerd voor het interne netwerk van de ziekenhuislocaties). Als je buiten de instelling bent, is het inderdaad het extranetadres dat je moet gebruiken. Om de nuttige referenties te vinden met betrekking tot de verbinding met Chronos CHU Clermont Ferrand, kun je de exacte URL controleren voordat je je identificatiegegevens invoert.
Een eenvoudige reflex: sla de URL van het extranetportaal op als favoriet op je telefoon of in je gebruikelijke browser. Dit voorkomt dat je via een Google-zoekopdracht gaat, die soms leidt naar verouderde pagina’s of PDF-documenten zonder directe link naar het platform.
Chronos CHU-identificatiegegevens: wat in te voeren en waar ze te vinden
De inlogidentificatie voor Chronos komt meestal overeen met het agentnummer dat door de personeelsafdeling is toegewezen. Het is noch het professionele e-mailadres, noch het badge-nummer. De reacties hierover variëren afhankelijk van de diensten, maar in de meeste gevallen staat het nummer op de loonstrook, rechtsboven op het document.
Het initiële wachtwoord wordt verstrekt door de IT-afdeling of de directe leidinggevende bij de indiensttreding. Het wordt aangeraden om het bij de eerste inlog te wijzigen. Als je het bent vergeten, gaat de procedure voor het opnieuw instellen via de DSI van het CHU, niet via een “wachtwoord vergeten”-link op de inlogpagina (deze knop is niet altijd aanwezig op ziekenhuisportalen).
Wat te doen als het account is geblokkeerd
Na verschillende mislukte pogingen kan het account tijdelijk vergrendeld worden. Twee concrete opties:
- Neem rechtstreeks contact op met de IT-ondersteuning van het CHU via interne telefoon (het nummer staat vermeld in elke dienst, vaak dicht bij de zorgpost)
- Ga via de zorgmanager van de dienst, die het verzoek om deblokkering kan doorgeven aan de DSI
- Wacht op de automatische deblokkeringstijd, die kan variëren van enkele minuten tot meerdere uren, afhankelijk van het geldende beveiligingsbeleid
Proberen een nieuw account aan te maken of de identificatiegegevens van een collega te gebruiken, werkt niet en kan een beveiligingsalarm veroorzaken.
Verbinding met Chronos buiten de instelling: netwerk en versterkte authenticatie
Toegang tot Chronos vanuit huis of via een mobiel netwerk werkt niet op dezelfde manier als binnen het CHU. Op het interne netwerk kan de authenticatie vereenvoudigd worden door de proxy van de instelling. Vanuit het buitenland is vaak een extra authenticatie vereist.
Verschillende zorginstellingen vereisen nu een tweefactorauthenticatie voor elke externe verbinding. Concreet betekent dit dat je naast het agentnummer en het wachtwoord ook een tijdelijke code moet valideren via een applicatie die op je telefoon is geïnstalleerd (zoals Microsoft Authenticator). Als deze applicatie niet vooraf is geconfigureerd, wordt de verbinding geweigerd zonder duidelijke foutmelding, wat veel agenten in verwarring brengt.
Bereid je telefoon voor op de eerste externe verbinding
Om blokkades te voorkomen, wordt aangeraden de authenticatie-app in te stellen terwijl je nog op de locatie bent, verbonden met het netwerk van het CHU. De DSI biedt meestal ondersteuning bij de eerste installatie. Zonder deze voorafgaande stap kan het moeilijk zijn om de applicatie vanuit het buitenland te configureren.
De gebruikte telefoon moet ook vergrendeld zijn met een code of biometrie. Een apparaat zonder vergrendeling kan door het authenticatiesysteem worden geweigerd, dat een minimaal beveiligingsniveau op het toestel controleert.
Navigeren in Chronos na inloggen: planning en afwezigheidsverzoeken
Eenmaal ingelogd kan de interface van Chronos verwarrend zijn bij de eerste keren. De agentruimte biedt toegang tot twee hoofdfuncties: het raadplegen van de dienstplanning en het indienen van afwezigheidsverzoeken.
De weergegeven planning komt overeen met de huidige cyclus. Om de volgende weken te raadplegen, gebruik je de navigatiepijlen bovenaan het scherm. Wijzigingen aangebracht door de zorgmanager verschijnen in realtime, maar soms is een handmatige verversing van de pagina nodig om ze te zien.
Een verzoek om verlof of compensatie indienen
Het verzoek gaat via een formulier dat is geïntegreerd in de agentruimte. Je selecteert het type afwezigheid (jaarlijks verlof, RTT, compensatie), de betreffende data en valideert vervolgens. Het verzoek blijft in afwachting totdat de manager het heeft behandeld. Er is geen automatische melding die de indiening bevestigt in alle gevallen, dus het is beter om de status direct in Chronos na enkele dagen te controleren.
- Controleer of de aangevraagde data niet overlappen met een periode die al door een collega van dezelfde dienst is aangevraagd, aangezien Chronos het verzoek zonder duidelijke uitleg kan blokkeren
- Geef de voorkeur aan indiening tijdens de week: verzoeken die in het weekend zijn ingediend, worden pas behandeld bij de terugkeer van de manager
- Bewaar een screenshot van de samenvatting van het verzoek, nuttig in geval van een latere geschil
Chronos centraliseert het beheer van de werktijden voor medisch en niet-medisch personeel. De tool is aanwezig in de meeste CHU’s in Frankrijk en beheert zowel de planningen als de vervangingen of wachtdiensten. Bij het CHU Clermont-Ferrand is het de unieke toegangspunt voor alle vragen met betrekking tot werktijden, wat het beheersen van de verbinding des te nuttiger maakt in het dagelijks leven.