Ein Mitarbeiter des CHU Clermont-Ferrand, der seine Nachtschicht beendet und seinen Dienstplan vom Parkplatz aus einsehen möchte, steht oft vor einem Anmeldebildschirm, der sein Passwort nicht akzeptiert. Das Problem liegt fast nie am Benutzernamen selbst, sondern an einer Verwirrung zwischen den verschiedenen Portalen des CHU oder an einem Browser, der die falschen Cookies gespeichert hat. Wir fassen die konkreten Schritte zusammen, um ohne Zeitverlust auf Chronos zuzugreifen.
Extranet, Webmail, Intranet: drei Portale, drei unterschiedliche URLs
Die häufigste Quelle für Blockaden ist die Verwirrung zwischen den digitalen Zugängen des CHU. Das Extranet-Portal, die berufliche E-Mail und das interne Intranet verwenden jeweils eine unterschiedliche URL und eine andere Anmeldeseite. Der Versuch, sich beispielsweise über den Link des Webmails bei Chronos anzumelden, führt zu einer Seite, die die Sitzung nicht erkennt.
Chronos ist über das Extranet-Portal des CHU Clermont-Ferrand zugänglich, nicht über das Intranet (das für das interne Netzwerk der Krankenhausstandorte reserviert ist). Wenn man sich außerhalb der Einrichtung befindet, ist es die Extranet-Adresse, die man anvisieren sollte. Um nützliche Hinweise zur Anmeldung bei Chronos CHU Clermont Ferrand zu finden, kann man die genaue URL überprüfen, bevor man seine Anmeldedaten eingibt.
Ein einfacher Reflex: die URL des Extranet-Portals als Favorit auf seinem Telefon oder im gewohnten Browser speichern. Das vermeidet, über eine Google-Suche zu gehen, die manchmal zu veralteten Seiten oder PDF-Dokumenten ohne direkten Link zur Plattform führt.
Anmeldedaten Chronos CHU: was einzugeben und wo sie zu finden sind
Der Anmeldename für Chronos entspricht in der Regel der Mitarbeiter-ID, die von der Personalabteilung vergeben wird. Es ist weder die berufliche E-Mail-Adresse noch die Badge-Nummer. Die Rückmeldungen hierzu variieren je nach Abteilung, aber in den meisten Fällen steht die ID auf der Gehaltsabrechnung, oben rechts auf dem Dokument.
Das ursprüngliche Passwort wird von der IT-Abteilung oder dem zuständigen Vorgesetzten bei der Stellenübernahme bereitgestellt. Es wird empfohlen, es bei der ersten Anmeldung zu ändern. Wenn man es vergessen hat, erfolgt die Rücksetzprozedur über die DSI des CHU, nicht über einen Link “Passwort vergessen” auf der Anmeldeseite (diese Schaltfläche ist nicht immer auf den Krankenhausportalen vorhanden).
Was tun, wenn das Konto gesperrt ist
Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen kann das Konto vorübergehend gesperrt werden. Zwei konkrete Optionen:
- Direkt den IT-Support des CHU über die interne Telefonnummer kontaktieren (die Nummer ist in jeder Abteilung angezeigt, oft in der Nähe des Pflegeplatzes)
- Über den Gesundheitsdienstleiter der Abteilung gehen, der die Entsperrungsanfrage an die DSI weiterleiten kann
- Auf die automatische Entsperrzeit warten, die je nach geltender Sicherheitsrichtlinie von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden dauern kann
Der Versuch, ein neues Konto zu erstellen oder die Anmeldedaten eines Kollegen zu verwenden, funktioniert nicht und kann einen Sicherheitsalarm auslösen.
Chronos-Anmeldung außerhalb der Einrichtung: Netzwerk und verstärkte Authentifizierung
Der Zugriff auf Chronos von zu Hause oder über ein mobiles Netzwerk funktioniert nicht auf die gleiche Weise wie innerhalb des CHU. Im internen Netzwerk kann die Authentifizierung durch den Proxy der Einrichtung vereinfacht werden. Von außen ist oft eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich.
Mehrere Gesundheitseinrichtungen verlangen mittlerweile eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für jede Remote-Anmeldung. Konkret bedeutet das, dass man zusätzlich zur ID und dem Passwort einen temporären Code über eine auf dem Telefon installierte App (z. B. Microsoft Authenticator) bestätigen muss. Wenn diese App nicht im Voraus konfiguriert ist, wird die Anmeldung ohne eine explizite Fehlermeldung verweigert, was viele Mitarbeiter verwirrt.
Das Telefon vor der ersten Remote-Anmeldung vorbereiten
Um eine Blockade zu vermeiden, wird empfohlen, die Authentifizierungs-App einzurichten, während man noch vor Ort ist und mit dem Netzwerk des CHU verbunden ist. Die DSI bietet in der Regel Unterstützung bei der ersten Installation an. Ohne diesen vorherigen Schritt wird der Versuch, die App von außen zu konfigurieren, die Prozedur komplizieren.
Das verwendete Telefon muss außerdem durch einen Code oder biometrische Daten gesperrt sein. Ein Gerät ohne Sperre kann vom Authentifizierungssystem abgelehnt werden, das ein Mindestmaß an Sicherheit auf dem Terminal überprüft.
Navigation in Chronos nach der Anmeldung: Dienstplan und Abwesenheitsanträge
Einmal angemeldet, kann die Benutzeroberfläche von Chronos bei den ersten Nutzungen verwirrend sein. Der Mitarbeiterbereich bietet Zugang zu zwei Hauptfunktionen: der Einsichtnahme in den Dienstplan und der Eingabe von Abwesenheitsanträgen.
Der angezeigte Dienstplan entspricht dem aktuellen Zyklus. Um die folgenden Wochen einzusehen, verwendet man die Navigationspfeile oben auf dem Bildschirm. Änderungen, die vom Gesundheitsdienstleiter vorgenommen werden, erscheinen in Echtzeit, aber manchmal ist eine manuelle Aktualisierung der Seite erforderlich, um sie zu sehen.
Ein Urlaub oder Freizeitausgleich beantragen
Der Antrag erfolgt über ein Formular im Mitarbeiterbereich. Man wählt die Art der Abwesenheit (Jahresurlaub, RTT, Freizeitausgleich), die betreffenden Daten aus und bestätigt. Der Antrag bleibt in Wartestellung, bis der Vorgesetzte ihn bearbeitet hat. Es gibt keine automatische Benachrichtigung, die die Einreichung in jedem Fall bestätigt, daher ist es besser, den Status einige Tage später direkt in Chronos zu überprüfen.
- Überprüfen, dass die beantragten Daten nicht mit einem bereits von einem Kollegen aus derselben Abteilung genehmigten Zeitraum überschneiden, da Chronos den Antrag ohne klare Erklärung blockieren kann
- Den Antrag vorzugsweise in der Woche einreichen: Anträge, die am Wochenende eingereicht werden, werden erst nach Rückkehr des Vorgesetzten bearbeitet
- Ein Screenshot der Zusammenfassung des Antrags aufbewahren, der im Falle eines späteren Streits nützlich ist
Chronos zentralisiert die Verwaltung der Arbeitszeiten für medizinisches und nicht-medizinisches Personal. Das Tool wird von der Mehrheit der CHU in Frankreich genutzt und verwaltet sowohl Dienstpläne als auch Vertretungen oder Bereitschaften. Im CHU Clermont-Ferrand ist es der einzige Zugangspunkt für alle Fragen zur Arbeitszeit, was die Beherrschung der Anmeldung im Alltag umso nützlicher macht.